Ended HR Secretary/Cashier (سكرتير موارد بشريه/ امين صندوق)

The Job

Médecins Sans Frontières (MSF) is an International, independently funded, non-profit, humanitarian medical organization that offers assistance to populations in distress, to victims of natural and manmade disasters and to victims of armed conflict without discrimination and irrespective of race, religion, creed or political affiliation. MSFH is pleased to announce the following position based in Taiz-City:

منظمة أطباء بلا حدود (MSF) هي منظمة طبية إنسانية دولية تمويلها بشكل مستقل ولا تهدف للربح وتقدم المساعدة إلى السكان الذين يعيشون في محنة وضحايا الكوارث الطبيعية والتي من صنع الإنسان وضحايا النزاعات المسلحة دون تمييز وبغض النظر عن العرق أو الدين، العقيدة أو الانتماء السياسي. ويسر منظمة أطباء بلا حدود الهولندية ان تعلن الوظيفة التالية في تعز المدينة:

Name: SECRETARY/CASHIER

Code: AT01500; AT01600

Identification

Name: SECRETARY/CASHIER

Report to: HR Assistant and Finance Assistant

Report to functional: Finance and HR Manager

Area: Administration

Location: Taiz City

Level: 4

Main purpose

Position will be 50% HR Secretary and 50% Cashier

As Secretary, the main purpose is to:

Perform secretarial administrative activities according to the instructions of the supervisor and MSF rules and protocols to ensure efficient administrative support to MSF office staff.

As Cashier, the main purpose is to:

Performing cash transactions, verifying supporting documentation, and maintaining records according to MSF standards and local finance policies.

Accountabilities

As HR Secretary:

  • Write and/or check official letters, reports and other documents related to the Mission
  • Arrange and confirm appointments, keep a diary of absences, meetings and holidays up to date.
  • Maintain a call register (incoming and outgoing) informing the individuals about the calls received during his/her absence.
  • Take and prepare minutes of meetings.
  • Manage all incoming /outgoing mail/packages/faxes, ensuring a proper registration and delivery to internal or external recipients.
  • Monitor the person in charge of the mail and check the receipts, as well as the courier company and perform billing for services rendered.
  • Manage office stationary supply and place orders on time to avoid running out of stock.
  • Supervise the printing of copies and binding of documents.
  • If the absence of a receptionist, welcome guests and visitors, ensuring that the reception area is in good, clean condition
  • Inform supervisors in the case of any incident / problem.
  • Help to organize internal and external events (meetings, presentations, etc) in sending invitations, ordering the catering, arranging accommodation, etc.

As Cashier:

  • Controlling and monitoring cash payments from the cashbox and coding and recording cash transactions in the daily cashbook or accounting system,
  • Performing daily cash counts and investigating any discrepancies
  • Following-up on cash advances and ensuring they are duly settled
  • Carrying out transfer requests between cash and safe box
  • Checking the validity of invoices, approval signatories, and correctness of account codes
  • Performing currency exchange operations when required.
  • Assisting with the preparation of salary payments as required.
  • Performing monthly reconciliations before closing the monthly accounts, managing bank reconciliations and monthly bank statements if applicable.

Context-Specific Accountabilities

As HR Secretary:

  • Initiate and follow up the Health insurance cards and MSF ID cards requests for all MSF staff.
  • Archiving of all HR personnel files.
  • Assist the HR Assistant with planning and facilitating trainings such as English courses and other internal trainings.
  • Manage Coffee corner & Hygiene supply and place orders on time to avoid running out of stock.
  • Cover the HR assist position when they are on leave. 

As Cashier:

  • Primary responsibility for cash payments and petty cash register (CA041), including advances.
  • Maintain access to all registers in order to update them when covering Finance Assistant position during leave, or if delegated a related task by Finance Assistant.
  • Scanning and barcoding of cheque and bank documents.
  • Perform monthly closure procedures (filling the BKK Stamp& Barcoding& Scanning) for all financial transactions.
  • Collaborate with HR Aistant for food pot calculations.

General:

  • Staff are not allowed to chew QAT during working hours.
  • Under no circumstances are firearms/weapons allowed in MSF vehicles or on MSF premises.
  • The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned additional responsibilities or tasks as required

Requirements

Education

Bachelor Degree in Human Resources/Administration/Accounting or other relevant studies is essential.

Experience

Desirable working experience of at least two years in HR, administration or accounting, or other relevant office position.

Languages     

Fluency in written and spoken English and Arabic are essential

Knowledge

Essential computer literacy (word, excel and internet)

Competencies

  • Results-oriented
  • Teamwork.
  • Flexibility.
  • Commitment.
  • Service.
  • Culturally sensitive.
  • High precision and attention to detail.

الاسم: سكرتير موارد بشريه/ امين صندوق   

الرمز: AT01500; AT01600

محددات الوظيفة

الإسم : سكرتير الموارد البشرية وامين صندوق  

المسؤول المباشر: مساعد الموارد البشرية/ المساعد المالي.

وظيفيا : مدير المالية والموارد البشرية

التخصص : الإدارة

الموقع : تعز المدينة

المستوى : 4

المهام الرئيسية 

سيكون المنصب 50٪ سكرتير موارد بشرية و 50٪ أمين صندوق

 بصفته سكرتيرًا للموارد البشرية، فإن الهدف الرئيسي هو:  

أداء أنشطة السكرتارية الإدارية وفقًا لتعليمات المشرف وقواعد وبروتوكولات منظمة أطباء بلا حدود لضمان الدعم الإداري الفعال لموظفي مكتب أطباء بلا حدود.

بصفتك أمين الصندوق ، فإن الغرض الرئيسي هو:

 إجراء المعاملات النقدية والتحقق من الوثائق الداعمة وحفظ السجلات وفقًا لمعايير منظمة أطباء بلا حدود وسياسات التمويل المحلية.

المسؤوليات:-

كسكرتير للموارد البشرية:

  •  كتابة و / أو التحقق من الرسائل الرسمية والتقارير وغيرها من الوثائق المتعلقة بالبعثة
  •  ترتيب وتأكيد المواعيد ، والاحتفاظ بمذكرات الغياب والاجتماعات والعطلات حتى الآن.
  •  الاحتفاظ بسجل للمكالمات (الواردة والصادرة) لإعلام الأفراد بالمكالمات الواردة أثناء غيابه / غيابها.
  •   أخذ وإعداد محاضر الاجتماعات.
  •  إدارة جميع البريد الوارد / الصادر / الطرود / الفاكسات ، وضمان التسجيل السليم والتسليم إلى المستلمين الداخليين أو الخارجيين.
  •  مراقبة الشخص المسؤول عن البريد والتحقق من الإيصالات ، وكذلك شركة البريد السريع وإجراء الفواتير للخدمات المقدمة.
  •  إدارة الإمدادات المكتبية الثابتة ووضع الطلبات في الوقت المحدد لتجنب نفاد المخزون.
  •  الإشراف على طباعة النسخ وتجليد المستندات.
  • في حالة عدم وجود موظف استقبال ، رحب بالضيوف والزائرين ، مع التأكد من أن منطقة الاستقبال في حالة جيدة ونظيفة.
  •  إبلاغ المشرفين في حالة وقوع أي حادث / مشكلة
  •  المساعدة في تنظيم الأحداث الداخلية والخارجية (الاجتماعات والعروض التقديمية وما إلى ذلك) في إرسال الدعوات وطلب الطعام وترتيب الإقامة وما إلى ذلك.

كأمين صندوق:

  •  التحكم في المدفوعات النقدية ومراقبتها من صندوق النقد وترميز وتسجيل المعاملات النقدية في دفتر النقدية اليومي أو نظام المحاسبة ،
  •  إجراء الجرد النقدي اليومي والتحقيق في أي تباينات/ اختلافات.
  •  متابعة السلف النقدية والتأكد من تسويتها حسب الأصول
  •  تنفيذ طلبات التحويل بين النقدية والصندوق الرئيسي
  •  التحقق من صحة الفواتير والموقعين على الموافقة وصحة أكواد الحساب
  •  إجراء عمليات صرف العملات عند الحاجة.
  • المساعدة في إعداد مدفوعات الرواتب كما هو مطلوب.
  • إجراء التسويات الشهرية قبل إغلاق الحسابات الشهرية ، وإدارة التسويات المصرفية والبيانات المصرفية الشهرية إن وجدت.

Context-Specific Accountabilities

كسكرتير للموارد البشرية:

  • بدء ومتابعة طلبات بطاقات التأمين الصحي وبطاقات هوية منظمة أطباء بلا حدود لجميع موظفي منظمة أطباء بلا حدود
  • أرشفة جميع ملفات موظفي الموارد البشرية..
  • مساعدة "مساعد الموارد البشرية" بتخطيط وتسهيل التدريبات مثل دورات اللغة الإنجليزية وغيرها من التدريبات الداخلية.
  • إدارة ركن القهوة وإمدادات النظافة ووضع الطلبات في الوقت المحدد لتجنب نفاد المخزون.
  • تغطية وظيفة مساعد الموارد البشرية عندما يكون في إجازة.

كأمين صندوق:

  • المسؤولية الأساسية عن المدفوعات النقدية وسجل المصروفات النثرية (CA041) ، بما في ذلك السلف.
  • الحفاظ على الوصول إلى جميع السجلات لتحديثها عند تغطية وظيفة مساعد الشؤون المالية أثناء الإجازة ، أو إذا تم تفويض مهمة ذات صلة من قبل مساعد الشؤون المالية
  • عمل سكان مسح ضوئي للشيكات والوثائق المصرفية
  • تنفيذ إجراءات الإغلاق الشهرية (ختم مجلد المحاسبة، وضع الباركودات وعمل مسح ضوئي) لجميع الملفات المحاسبية.
  • التعاون مع "مساعد الموارد البشرية" لحسابات وعاء الطعام

عام:

  • يمنع على طاقم العمل مضغ القات خلال ساعات العمل.
  • يمنع تحت اي ظرف من الظروف حمل الاسلحة النارية في مركبات او مباني منظمة اطباء بلا حدود.
  • المسؤوليات والمهام المذكورة غير حصرية وقد تعين مهام ومسؤوليات إضافية من قبل الطاقم اذا لزم الأمر.

المتطلبات والمؤهلات:-

التعليم:-

  • بكالوريوس في الموارد البشرية / الإدارة/ المحاسبة او اي دراسات متعلقة بذلك مطلوب.

الخبرة:-

  • يفضل ان يكون لدى المتقدم خبرة لا تقل عن سنتين في ادارة الموارد البشرية/الإدارة/المحاسبة. أو اي عمل مكتبي متعلق بذلك.

اللغة :-

  • ان يتحدث ويكتب الانجليزية بطلاقة. اللغة العربية والإنجليزية  اساسية .

المعرفة :-

  • مهارة استخدام الكمبيوتر بشكل ممتاز(الوورد- الاكسل-الانترنت)
  • الفعالية
  • العمل الجماعي
  • المرونة
  • الالتزام
  • الخدمة
  • الثقافة
How to Apply

All interested applicants should submit the following documents in Word/ PDF format only via email to: taizcity@oca.msf.org 

  • CV + Motivation Letter in English.
  • Scan of university degree and experience certificates.
  • Scan of Yemeni national ID.
  • Applicants must put “Secretary/Cashier” in the subject of the email, otherwise the application won’t be considered.
  • Please note that applications missing any of the above documents WILL NOT BE CONSIDERED!
  • Only short listed candidates will be contacted! If you do not hear from us within 1 mont  after the vacancy closing date, you may consider that you have not been shortlisted for this position.
  • Deadline for the submission of Applications is 5:00 PM on 19 April 2021

“MSF does not charge fees or accept any money during the entire recruitment process.”

علي جميع المتقدمين ارسال الوثائق التالية بصيغة ملف وورد / PDF على الإيميل:  (  taizcity@oca.msf.org  ) :

  • السيرة الذاتية + رسالة طلب التوظيف.
  • صورة من الشهادة الجامعية وشهادات الخبرة
  • صورة من البطاقة الشخصية اليمنية.
  • يجب على المتقدمين وضع Secretary/Cashier في عنوان الإيميل, والا لن يتم النظر في طلب التوظيف.
  • يرجى الانتباه انه اذا لم يتم ارفاق أي من الوثائق المطلوبة فانة لن يتم النظر في طلب التوظيف.
  • سيتم التواصل مع المرشحين الذي تم اختيارهم فقط. اذا لم نتواصل بك خلال شهر من تاريخ اغلاق اعلان الوظيفة فهذا يعني انه لم يتم اختيارك لهذه الوظيفة.
  • اخر موعد للتقديم: الساعة 5 مساءً تاريخ   19 April 2021
  • Employer: MSF
  • Category: Administration
  • Location: Taiz City
  • Posted on: 13 April 2021
  • Deadline: 19 April 2021
TOP